Assistant.e de direction H/F

CDI FRANCE -Paris (75) Assistante

Assistant.e de direction H/F

Publié le 08 février 2019 Retour à la liste des offres

Description de la mission

La division TEE a pour mission d'impulser et d'animer la contribution de l'AFD à l'influence française, notamment par la valorisation des savoir-faire et des expériences des entreprises, et de développer l'ancrage territorial de l'action de l'AFD par des partenariats avec les collectivités territoriales et les autres acteurs du territoire français (dont la FICOL). Elle est également en charge du suivi et de la coordination de la mise en œuvre opérationnelle de la charte d'Alliance avec la CDC (dont l'interaction avec le réseau des correspondants « internationalisation des territoires » des directions régionales de la CDC).

1. Réaliser les missions de secrétariat pour un responsable et les collaborateurs d'un domaine :
- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ;
- Organiser l'agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable ;
- Rédiger des courriers/notes/CR, mettre en forme des supports de réunions, séminaires ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la division ou du département ;
- Tenir à jour une documentation, un classement ;
- Réaliser des travaux d'appui pour le service (photocopies, classement, etc.) ;
- Organiser la logistique de réunions ou séminaires.

1. Prendre en charge certains dossiers en appui de l'activité de la structure :
- Concevoir, mettre en place et animer la mise à jour d'une documentation informatique et papier ;
- Mettre en place et produire des tableaux de suivi de l'activité ;
- Élaborer des supports de communication ;
- Assister les spécialistes du domaine dans le suivi de dossiers liés à l'activité ;
- Rédiger les relevés de décisions des réunions de la division/département ;
- Accueillir les nouveaux arrivants : modes de fonctionnement, procédures.

2. Organiser les missions et déplacements des membres de l'équipe
- Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, messages etc….
- Saisie, contrôle et édition dans les bases de données ou applications correspondantes ;
- Réalisation des notes de frais, commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes ;
- Gestion des contacts nécessaires avec les services supports, prestataires,

3. Déplacements de la DGL en région
Prendre en charge les aspects logistiques, organisation du déplacement de bout en bout (transport, hébergement, transport interne - dont négociation avec le partenaire local - calcul temps de transport, transport de supports de communication, restauration, production du dossier DGL etc...) ainsi que la production des biographies des personnes à rencontrées.

4. Archivage et classement
Mettre en œuvre un plan de classement et d'archivage dynamique permettant de diminuer le volume de documents papier conservés, d'optimiser le classement numérique et d'utiliser au mieux les nouvelles fonctionnalités de clipp concernant le public cible de la division.

Profil

Vous possédez un diplôme de niveau Bac +2 type BTS Assistant gestion, Assistant Manager, DUT Gestion des entreprises et administration

Excellente maîtrise des outils bureautiques standards (word excel outlook etpower point)
Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
Pro-activité et autonomie
Goût du travail en équipe
Méthode d'organisation et rigueur
Écoute et réactivité
Goût pour la communication
Anglais opérationnel

Expérience préalables dans :
- communication (réseaux sociaux, rédaction de supports, conception d'outils); logistique d'événement
- secrétariat de direction

Postuler à cette offre

Localisation du poste

FRANCE 75012

Critère candidat

Niveau d'étude min.requis
Bac + 2/3
Diplôme principal 1 / Ecole
Université - DIPL UNIVERSIT DE TECHNOLOGIE
Diplôme principal 2 / Ecole
Lycée - BREVET DE TECHNICIEN SUPERIEUR
Niveau d'expérience min.requis
3 à 5 ans
Languages
Anglais (Opérationnel et autonome)